Pada intinya, manajemen waktu bukanlah tentang mengelola waktu sama sekali – ini tentang mengelola diri Anda sendiri. Kita semua memiliki 24 jam yang sama setiap hari, tetapi seberapa baik kita menggunakannya sepenuhnya tergantung pada kita.
Teknik manajemen waktu terbaik meningkatkan cara Anda bekerja, membantu mengontrol gangguan, dan mengunci konsentrasi Anda. Meskipun ada banyak dari mereka yang mengambang di internet, berikut adalah lima teknik manajemen waktu – dan alat terkaitnya – yang membuat perbedaan terbesar.
1. Bersikaplah sengaja: buatlah daftar yang harus dilakukan
Membuat daftar tugas mungkin tidak tampak seperti teknik inovatif, tetapi ini adalah salah satu cara paling ampuh untuk menjadi lebih produktif. Daftar tugas terbaik mencakup berbagai tugas: pekerjaan cepat dan mendesak yang mungkin selesai dalam 10 menit atau lebih, tugas operasional yang sedang dalam proses.
Memiliki daftar tugas membantu Anda tetap sadar tentang apa yang Anda kerjakan. Ini secara efektif menjabarkan apa yang harus Anda selesaikan – semua tugas yang muncul di luarnya adalah tugas sekunder – dan jika pikiran Anda mengembara, sekilas ke daftar Anda akan mengingatkan Anda tentang apa yang harus Anda lakukan. Dan tentu saja, menyimpan daftar tugas memungkinkan Anda menikmati salah satu kesenangan unik dalam hidup: memvisualisasikan apa yang ingin Anda capai, dan kemudian menyelesaikannya.
2. Diprioritaskan: beri peringkat tugas Anda
Jika menulis daftar tugas adalah langkah pertama menuju manajemen waktu yang lebih baik, memprioritaskan tugas Anda adalah langkah berikutnya. Ini memandu Anda melalui aktivitas hari itu dalam urutan kepentingan, memastikan bahwa tugas-tugas yang paling penting ditangani terlebih dahulu. Saat memberi peringkat tugas Anda, Anda harus selalu memprioritaskan apa yang paling penting bagi Anda. Cari tahu tugas dan aktivitas mana yang bernilai tinggi, yang akan memiliki efek paling positif bagi Anda, pekerjaan Anda, dan tim Anda.
Kegunaan pembuatan prioritas tidak dapat dilebih-lebihkan – tanpanya, kita sering kali berfokus pada pekerjaan yang mendesak tetapi sebenarnya tidak terlalu penting, hanya karena tenggat semakin dekat. Prioritas adalah pertahanan Anda yang paling efektif melawan iming-iming tugas yang mendesak namun tidak penting.
3. Fokus: kelola gangguan
Meskipun niat terbaik kita, perhatian kita semua terganggu. Dari pemberitahuan sosial hingga rekan kerja yang banyak bicara – dan masalah penundaan yang sangat manusiawi – sebenarnya duduk dan menyelesaikan sesuatu hampir selalu lebih sulit dari yang seharusnya. Mengingat bahwa dibutuhkan sekitar 23 menit untuk memfokuskan kembali setelah gangguan, biaya produktif dari gangguan harian kita dengan cepat bertambah. Jadi, Anda perlu mengelola gangguan secara efektif untuk melindungi aliran dan fokus Anda.
Meskipun beberapa gangguan mudah diidentifikasi, banyak orang tidak menyadari banyaknya tekanan yang merusak hari-hari mereka. Setelah Anda mengidentifikasi sumbernya, Anda dapat mengatur kontrol di tempat sehingga Anda memutuskan kapan akan membiarkan pemberitahuan masuk. Penyebab umum seperti email, rapat dan Slack dapat dikelola secara efektif dengan bantuan kerangka komunikasi yang jelas.
4. Terstruktur: waktu menghalangi pekerjaan Anda
Jadwal terstruktur sangat penting untuk benar-benar memberikan apa yang Anda tentukan sendiri. Ini membantu Anda melindungi ruang untuk pekerjaan Anda dan memberikan tekanan yang sehat untuk benar-benar menyelesaikannya. Pemblokiran waktu adalah salah satu cara paling produktif untuk melakukan ini, karena mencegah satu tugas menyalip sepanjang hari Anda dan menghentikan Anda dari multi-tugas.
Banyak dari kita mengerjakan banyak pekerjaan pada saat yang sama, percaya kita akan menyelesaikan lebih banyak pekerjaan, tetapi kenyataannya yang terjadi adalah sebaliknya; kita paling produktif saat kita fokus pada satu hal pada satu waktu. Pemblokiran waktu pada dasarnya adalah pendekatan bijaksana untuk membagi perhatian di semua pekerjaan Anda. Luangkan waktu singkat untuk tugas bergaya admin seperti email, penjadwalan dan pengembalian panggilan, dan periode yang lebih lama untuk pekerjaan yang lebih mendetail, mendalam, atau analitis.
5. Sadar diri: lacak waktu Anda
Pada akhirnya, Anda tidak dapat meningkatkan cara Anda menggunakan waktu Anda, tanpa memahami bagaimana Anda sebenarnya menggunakannya. Melacak waktu Anda sangat mendasar di sini – ini memberikan wawasan dan kesadaran diri untuk membuat perubahan yang efektif, memunculkan pengurasan waktu yang tersembunyi, menyoroti proses yang tidak efisien dan meletakkan pola produktif Anda.
Syukurlah Anda tidak perlu lagi menghabiskan waktu untuk memahami waktu. Aplikasi pelacakan otomatis sekarang dapat melakukan pekerjaan berat untuk Anda, merekam bagaimana Anda menghabiskan waktu Anda dalam garis waktu pribadi. Tidak ada pengatur waktu untuk berhenti dan memulai, dan Anda tidak perlu menulis apa pun – setiap detail direkam di latar belakang saat Anda melanjutkan hari.